Назад к списку
Аналитика

Добро пожаловать в офис: как подготовиться к выходу из удаленки

Переход на дистанционный режим работы стал стрессом для многих сотрудников российских компаний. Со временем многие привыкли, но впереди новое потрясение — выход обратно в офис. Mediajobs.ru собрал рекомендации экспертов о том, как поступать сотрудникам и руководителям, чтобы сгладить период адаптации.

Российские компании продолжают постепенно возвращать сотрудников на рабочие места. Общей схемы здесь нет: одни в первую очередь выводят только часть коллектива, другие переходят на гибридный график с частично удаленной рабочей неделей, третьи обнаружили, что эффективность на удаленке не пострадала, и готовы продолжать работать в таком формате на постоянной основе. И всё же эксперты, опрошенные Mediajobs.ru, сходятся в описании основных страхов и надежд сотрудников и руководителей, а также во мнении, что возвращение в офисы станет не самым простым периодом, а сами рабочие процессы уже не будут прежними.

Надежды и тревоги

По словам представителей различных компаний, главное, по чему соскучились сотрудники — живое общение и четкий трудовой график.

— После снятия карантинных ограничений, мы в S8 Capital столкнулись с большим желанием наших сотрудников вернуться в офис, — делится Татьяна Гладюк, директор по персоналу и организационному развитию холдинга S8 Capital. — Причины разные — кто-то устал сидеть дома, кто-то соскучился по коллегам, кому-то режим home office просто не подходит. Пожалуй, первое, что мы увидели среди сотрудников, вернувшихся в офис — колоссальный запрос на личное общение. Для многих это стало положительной переменой. То же касается и рабочего ритма, офисной жизни. Даже рабочая одежда для многих играет важную роль.

— Этой весной мы, как и большинство работодателей в сфере маркетинга и рекламы, оперативно перевели на удаленную работу весь наш штат, — рассказывает Мария Высоцкая, коммерческий директор Red Digital. — Конечно, было много неопределенности в том, как будет происходить обратный процесс, также были опасения, захочет ли коллектив возвращаться в офис. Однако после выхода из режима изоляции мы столкнулись с обратной ситуацией: сотрудники буквально рвались в офис наперегонки!

— В ADCI приходят на работу, чтобы провести 8 продуктивных часов, а после уделить время досугу, семье и отдыху в любой другой форме, — говорит Мария Лупенкова, HR-менеджер ADCI Solutions. — Для нас возвращение в офис является в первую очередь возвращением к такому графику и уходом от подрывающих дисциплину моментов. Пропало искушение прилечь подремать, не отвлекают родственники и животные, не мешают ремонтом соседи. Вслед за этим восстанавливается и производительность.

— Многие соскучились по офису, по живому общению с коллегами, — отмечает Ирина Филякина, HR-директор хостинг-провайдера и регистратора доменов REG.RU. — Возвращение к офисной жизни таким ребятам даст силы и энергию для новых достижений. У кого-то из сотрудников на удалёнке условия для работы были менее комфортны, чем в офисе, что сказывалось на продуктивности и служило дополнительным стресс-фактором. А кто-то, напротив, адаптировался дома и даже не хочет возвращаться в офис. И у таких сотрудников может быть некоторый период обратной адаптации с удалёнки.

— Выход после длительного периода карантинных дней похож на выход из отпуска всего коллектива, — считает руководитель отдела по работе с персоналом QBF Светлана Белодед. — Однозначно, рабочий процесс не сразу набирает темп и, возможно, результативность работы сначала покажется низкой. Люди не виделись несколько месяцев, им надо обменяться впечатлениями, новостями, многие истосковались по живому общению. Все это сильно влияет на бизнес-процессы. Однако явление это временное и все вернется в прежнее русло достаточно быстро, надо только не давить первые пару дней на сотрудников, а дать им плавно войти в привычный трудовой ритм.

Большинство опрошенных считает, что необходимо мягко и осторожно переходить к офисному формату ведения дел.

— По опыту знаю, что переход на новый формат работы — это стресс, и у людей умственного труда и креативных работников он всегда вызывает спад продуктивности, — говорит Руслан Львов, основатель и арт-директор диджитал-агентства ADDEO. — Я заметил, что наши процессы ненадолго замедлились в момент перехода на удаленку, и при возвращении в офис наверняка случится то же самое.

— После длительного отсутствия на рабочем месте некоторым сотрудникам бывает трудно вернутся к прежнему режиму работы, — считает HR директор ГК TWINO Виктория Хайдарова. — В ряде случаев это сопровождается быстрой утомляемостью, кто-то теряет возможность сконцентрироваться на рабочем процессе. Это нормальная ситуация, которая требует некоторого времени на новую адаптацию. Кроме того, выход на работу становится стрессом для человека, поскольку на пути к рабочему месту ему приходится преодолевать большие скопления людей, транспорт, бизнес-центры и кафе — все те места, где риск заражения инфекцией является повышенным.

Смягчить состояние всеобщей напряженности, по мнению экспертов, может прежде всего пересмотр привычного рабочего уклада и постепенное вхождении в привычный график.

— Мой совет для компаний, которые возвращают работников с удаленки: делать переход постепенным, — говорит Руслан Львов. — Сначала установите гибкий график: либо свободное посещение офиса, либо несколько дней в неделю удаленной работы. Так можно и снизить и риск заболеваемости COVID-19, поскольку будет соблюдаться дистанция, и уменьшить стресс от перехода. Но важно, что посещение офиса при свободном графике должно иметь цель: не просто желание пообщаться или сменить обстановку, а рабочая необходимость. Следующий этап — ввести обязательное посещение по графику, но в разные дни («потоками»). И, если эпидемическая обстановка нормализуется, можно переходить к стандартной пятидневной рабочей неделе.

— Дайте время персоналу на адаптацию, — советует Светлана Белодед. — Не стоит сразу «закручивать гайки» дисциплины, в то время как сотрудникам нужно время на общение, на обмен новостями и обсуждение событий жизни в изоляции. В нашей компании вывод сотрудников с удаленной работы происходил постепенно. Графики по большей части до сих пор гибкие, причем работник может выбрать удобный для себя формат: можно сдвигать границы рабочего времени, сочетать дни выхода в офис с днями на «удаленке». Часть сотрудников осталась на удаленной работе. Думаю, что это оптимальный путь возвращения к офисным будням. Если, конечно, ваш вид деятельности и особенности бизнеса позволяют применять такие лояльные подходы.

—В офисы разрешили возвращаться с 9 июня, мы приняли решение выходить позже — 15 июня, чтобы сотрудники морально подготовились к изменениям в рабочих условиях, — делится опытом Инна Анисимова, генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner. — В индивидуальном порядке несколько членов команды перешли на смешанный график или остались на удаленке. Сейчас уже почти 100% штата работает из офиса. Совет такой: слушайте своих сотрудников, не принуждайте — ищите компромиссы.

— Мы вышли в начале августа, — вспоминает Мария Лупенкова. — Первую неделю в офис приходило не более 10-12 человек из 44, а сейчас соотношение дистанционщиков и офисных сотрудников составляет примерно 40/60.

— У наших сотрудников всегда был выбор того, в какое время им удобнее всего работать (кроме отдела внедрений — у них есть четко установленный график), — говорит Александр Бочкин, генеральный директор Инфомаксимум. — Кому-то удобно приезжать к шести утра, кому-то — к десяти. Это помогает привыкать к возобновлению рабочего ритма и избежать возможных коллапсов.

Режим и информированность 

К возвращению в рабоче-офисный режим следует подготовиться и самому сотруднику.

— Находясь на «удаленке», не меняйте привычное рабочее расписание, — советует Мария Высоцкая. — Если ваш рабочий день начинается в 9 и заканчивается в 18, то вставайте по будильнику в 8, делайте зарядку, пейте кофе, вылезайте из пижамы и к 9 утра не просто затаскивайте ноутбук на одеяло, а садитесь за оборудованное рабочее место. То же самое про обед и кофе-брейки. Тогда будет ощущение разграничения рабочего времени и пространства и личного. Если вы уже знаете, что со следующего месяца вам предстоит вернуться в офис, начните подготовку заранее. Просыпайтесь раньше, как будто вам надо добираться до работы. Можно этот час погулять, поделать домашние дела. Начните выезжать из дома и работать в кафе или коворкинке хотя бы пару раз в неделю. Так будет проще привыкнуть, что рабочий день не проходит дома. Когда уже вышли в офис, делайте перерывы. 10 минут на кофе с коллегами на кухне, 10 минут прогуляться вокруг офиса и размять ноги. Переключайтесь между рабочими задачами. Это полезно не только после длительного карантина. Создайте в офисе более уютную атмосферу на своем рабочем месте.

— Если на удалёнке вы придерживались рабочего графика, то скорее всего переход к офисному режиму проблем не вызовет, — считает Ирина Филякина. — Если вы вынуждены возвратиться в офис, и мысли об этом вас тревожат, сфокусируйтесь на положительных сторонах, которых нет при работе дома. Вспомните о динамичной атмосфере, о коллегах, которые доступны офлайн практически в любой момент. Может быть вам доставляли дискомфорт частые онлайн-совещания и теперь можно будет разбавить их живыми встречами. А ещё никаких проблем с интернет-провайдером.

— В первую очередь, выясните у работодателя, каким будет график работы, как будет выстроен процесс возвращения всех работников, какие меры предосторожности планируется применять, — советует Светлана Белодед. — Чем раньше вы будете знать о всех новшествах, тем меньший дискомфорт будете испытывать при столкновении с новой реальностью. Если за период изоляции режим дня изменился, то за несколько дней до выхода в офис его нужно вернуть в привычный график. Для смягчения нагрузок, стресса из-за новых задач, старайтесь вернуть себя в ресурсное состояние. Используйте для этого подходящие вам способы — например, любимую музыку.

Задача лидера

Успех адаптации сотрудников зависит также от умения руководителей и HR-менеджеров прислушаться к нуждам коллектива и организовать комфортные условия для возвращения в офис.

— Для руководителей, пожалуй, очень важно осознать тот факт, что для офисной жизни наступили новые времена, — говорит Светлана Белодед. — Будет замечательно, если руководитель поблагодарит и поощрит коллектив за работу в столь непривычных для всех условиях, за результаты, которые достигнуты сотрудниками в сложной обстановке. Очень важный момент — учитывать, что у каждого человека сейчас разный уровень тревожности. Людям надо дать возможность самим определять, как им защитить себя, как им комфортнее вести себя в коллективе при общении с гораздо большим количеством людей, чем в удаленном формате работы.

— Важно снять негативный фон и организовать работу так, чтобы персонал быстрее пришел в себя, — говорит Оксана Вилинская, главный редактор журнала «Директор по персоналу». — Кому-то из сотрудников будет нужно скорректировать рабочий график. Стресс, который все пережили, неминуемо приведет к конфронтации. Сотрудники не имели возможность лично высказать все, что накипело, а претензии наверняка были. Многие сотрудники вернулись к работе демотивированными. Более того, их вовлеченность и лояльность по отношению к компании и руководству снизились. Решение очень банальное: чтобы избежать конфликтов, разговаривайте с персоналом. Сейчас это практически единственный метод без финансовых затрат наладить ситуацию в коллективе. Не обязательно выслушивать жалобы на жизнь, но удостовериться, что сотрудник в целом в порядке сейчас, способен выполнять обязанности — просто необходимо.

— Здорово, если работодатели в принципе будут интересоваться мнением сотрудников и с учетом этих знаний строить дальнейшую работу, — считает Ирина Филякина. — Если удалёнка показала себя хорошо, продуктивность не терялась, то можно продлить этот режим для желающих или сделать выбор в пользу гибкого графика. Мы в REG.RU провели опрос, который показал, что к нашим 50% удалёнщиков, которые были ещё задолго до пандемии, готовы присоединиться и другие ребята. Многие хотят работать в гибком графике, посещать офис несколько раз в неделю. Мы будем учитывать их комментарии и частично перестраивать офисные пространства, делать больше «свободных» посадочных мест для тех, кто работает в гибком графике.

— Создавайте больше возможности для личного общения с сотрудниками, оценивайте их эмоциональное состояние, — советует Мария Высоцкая. — Возможно, кого-то правильнее и эффективнее отпустить обратно на home office уже завтра. Сохраните те цифровые решения, которые были внедрены в период «удаленки»: работа в таск-менеджерах, онлайн-конференции с клиентами или партнерами, корпоративные чаты и интранет.

— Ещё один способ уменьшить стресс, который я всем рекомендую — добавить в офисную атмосферу больше уюта, — говорит Руслан Львов. — Организуйте неформальную зону с креслами-грушами или мягким диваном; установите что-то, что будет привлекать людей в офис: например, игровую приставку. Поставьте в кофемашину или закупайте сладости к чаю.

— Если для фрилансеров удаленка — это собственный выбор, то вынужденный переход на удаленку положительно восприняли не все, — отмечает Александр Бочкин. — Резкий возврат в привычную среду может вызвать эффект лампочки: она может ярко загореться перед тем, как погаснуть. Мы разработали пошаговый план возвращения. Основной фокус на тех отделах, в которых больше всего новичков (с апреля по сентябрь к нам устроились около 20 человек). Это даст возможность ребятам познакомиться с офисом, с командой отдела, адаптироваться к рабочему ритму. Сейчас очно у нас работают 15 человек из 75. Если кто-то паникует, задает много вопросов и создает суету в чатах — оставьте за сотрудником право остаться на удаленке еще какой-то период. С условием, если его присутствие не столь критично и работает сотрудник продуктивно. Точечно мы оставляем некоторых ребят на удаленную работу с условием выхода в офис в течение двух месяцев (волнообразно мы начали выходить с 14 сентября).

Безопасность прежде всего

Волнение может возникать и на почве беспокойства о своем здоровье. Ведь из безопасной домашней среды придется регулярно выходить и контактировать с другими людьми. Соблюдение правил безопасности не только снизит риск заболеваний, но и уменьшит психологический дискомфорт.

— Расскажите сотрудникам, какие меры приняты компанией для профилактики распространения вирусных инфекций, — рекомендует Мария Высоцкая. — Убедитесь сами, что сделано всё возможное для комфортной и безопасной работы. Для многих сейчас это один из барьеров для возвращения в офисную среду.

— Новые меры безопасности, повышенные нормы гигиены, социальное дистанцирование и многое другое — с нами на длительное время, — говорит Любовь Трунина, директор по административно-кадровым вопросам и социальной политике ИТ-компании КРОК. — Коронавирус никуда не делся, и компании не смогут это игнорировать. А значит, сотрудников ждут тепловизионные рамки на входе, термометрия, масочный режим в офисах. По сути, формируются новая культура офиса и правила ведения бизнеса. Мы ввели бесконтактное измерение температуры тела на входе в здание. В офисной столовой изменили расстановку столов, чтобы у сотрудников была возможность соблюдать дистанцию. Для нас, как и для многих других компаний, важно, чтобы в здании не было слишком много сотрудников. Для контроля используются приложения по бронированию рабочих мест. С его помощью сотрудники могут заранее выбрать свободный стол, а руководители — проследить за тем, сколько людей находится в офисе и как проводится санитарная обработка рабочих поверхностей. Что касается обеззараживания воздуха, хорошо зарекомендовали себя бактерицидные излучатели и рециркуляторы с УФ-излучением.

— Мы определись с тем, выход сотрудников каких подразделений является приоритетным, — рассказывает Виктория Хайдарова. — Большие отделы, где важны слаженная работа и координация сотрудников, могут это сделать раньше других. Необходимо соблюдать рекомендации дистанцирования, провести перестановку, чтобы обеспечить всем сотрудникам безопасные условия. Также не стоит забывать об организации тестирования на коронавирус, больше внимания уделять здоровью сотрудников, Мы предупредим всех сотрудников о том, чтобы они ориентировались на самочувствие перед тем, как выйти из дома. Если кто-то испытывает недомогание, либо дискомфорт, мы рекомендуем в таком случае остаться дома и продолжить работу удаленно. Если же состояние ухудшится, то необходимо вызвать врача.

— Практически сразу после снятия ограничений мы начали информировать наших сотрудников о том, что офис S8 Capital — безопасное место, о том, как мы этого добиваемся, как проводим дезинфекцию, уборку и так далее, — сообщает Татьяна Гладюк. — В офисе мы просим людей соблюдать дистанцию и носить маски — чтобы всем коллегам было комфортно. У нас организовано дежурство врачей, которые могут проконсультировать сотрудников, измеряют их температуру. Все это важно для эмоциональной поддержки коллектива.

Опрошенные Mediajobs.ru эксперты сошлись во мнении: тем, кто чувствует, что психологически еще не готов выходить в офис на полноценную рабочую неделю, следует обсудить с работодателем возможность частичной работы из дома, если, конечно, от этого не страдает эффективность рабочего процесса. Некоторые компании в сложный период пандемии обзавелись штатным психологом, но, если в вашей организации такой пока не появился, возможно, стоит самостоятельно поискать специалиста, который поможет справиться с тревогой. Кроме того, бороться со стрессом непременно помогут физические нагрузки, правильное питание и контрастный душ.

Актуальные вакансии по теме
Подробнее
Москва
от 150 000 руб.
Подробнее
01 октября
Подробнее
Краснодарский край
от 22 000 до 25 000 руб.
Подробнее
5 часов назад
Подробнее
по договоренности
Подробнее
5 часов назад
Подробнее
Москва
по договоренности
Подробнее
7 часов назад
Подробнее
Москва
по договоренности
Подробнее
10 часов назад
Подробнее
по договоренности
Подробнее
19 часов назад
Посмотреть все вакансии