Назад к списку
Аналитика

Удобная удаленка: как организовать комфортную работу из дома?

Несмотря на то, что режим самоизоляции давно отменили, сотрудники многих российских компаний продолжают работать в удаленном формате. Mediajobs.ru узнал, какие приемы используют люди, надолго оказавшиеся вдали от офисов, чтобы сделать работу из дома удобнее.

Пандемия коронавируса заставила рынок труда пересмотреть подход к рабочим процессам. После вынужденной самоизоляции многие компании поняли, что дистанционный режим работы во многих случаях не менее эффективен, чем офисный. Теперь одни предприятия продляют удаленку на несколько месяцев, другие разрабатывают варианты гибридной работы с частичным присутствием сотрудников в офисе, третьи переводят часть работников на постоянный режим работы из дома. Но сначала пришлось пройти некоторый этап привыкания, который выявил как плюсы такой формы труда, так и ее минусы.

— В начале пандемии, когда почти все вдруг начали работать из дома, случился хаос: люди совершенно перестали придерживаться рабочих часов, не стеснялись писать по ночам, назначали созвоны на поздний вечер, — рассказывает Оксана Селендеева, основатель школы программирования для детей CODDY. —  Сначала я подстраивалась, но потом отказалась общаться на рабочие темы в совсем уж нерабочие часы. Позже, к счастью, и все остальные немного успокоились и взяли курс на адекватный график. Работая из дома, я больше тратила времени на приготовление пищи, зато я избавилась от перекусов и начала питаться правильнее. Стала полноценно высыпаться. Появилось больше времени на общение с семьей, мы стали активнее принимать участие в жизни друг друга. Удаленка оказалась для меня не только здоровее, но и дешевле прежней жизни. Поход в магазин за свежими продуктами стал отличным поводом для прогулки. Поэтому мы перестали закупаться впрок, а в нашем холодильнике больше не появляется лишнее. Также я значительно сэкономила на бьюти-процедурах в салонах красоты. Оказалось, что очень многие из них можно делать самостоятельно.

— Приятно удивило, что уровень самодисциплины у большинства сотрудников был на высоком уровне: мне как управленцу фактически не приходилось контролировать их работу, — вспоминает Сергей Жигжитов, генеральный директор digital-агентства Relate. — Сотрудники были в целом автономны с точки зрения постановки и выполнения задач. Неприятным сюрпризом стало, что в какой-то момент было очень много созвонов в Zoom, Hangouts и Microsoft Teams, иногда терялся контекст информации. Созвоны не позволяют увидеть эмоций собеседника, его невербальную коммуникацию, поэтому часть информации так или иначе теряется в процессе разговоров по Zoom, особенно когда их много.

— Помимо очевидных бонусов удаленной работы, таких как возможность поспать лишних 40 минут с утра и не тратить время на дорогу из офиса, для меня приятным сюрпризом стало увеличение кросс-функциональных коммуникаций, — говорит Елена Насыбуллина, менеджер по обучению компании ICL Services. — Вопрос правильной организации коммуникации на удаленке стоит очень остро. Но вместо ожидаемого эффекта социальной изоляции я столкнулась с увеличением коммуникаций как количественно, так и качественно. Мы ввели регулярные утренние звонки за чашкой кофе внутри команды и еженедельные видеоапдейты всего подразделения с коллегами из других офисов, городов и даже стран. Были и неприятные сюрпризы. Оказывается, что работать по 8 часов на любимом диване не так уж и удобно. Спустя пару недель такой работы начинает затекать спина, ноют колени, невольно вспоминаешь об удобном офисном кресле. Второй значимый аспект — это планирование. Бывает, ставишь себе 30-40 задач на день, а по итогу успеваешь 5-6 и мучаешься глубоким чувством вины. И дело тут не в низкой продуктивности. В офисе любое действие кажется более значимым. Даже разговоры у кулера. Дома же мы критичнее подходим к оценке своих заслуг. Поэтому планировать нагрузку нужно рационально, а не с позиции супермена, и уж точно не для того, чтобы это выглядело «красиво» в Outlook.

— Как руководителя компании меня приятно удивило, что сотрудники оказались вовлечены в процесс если не больше, то точно не меньше, чем в офисе, — делится Николай Ярославцев, генеральный директор ITSSupport. — Переход на удаленку оказался благоприятным с точки зрения возможности нанимать более квалифицированных сотрудников за те же деньги из других регионов. Основным неприятным сюрпризом стал тот факт, что рабочий день стал бесконечным. Он начинается с подъема и заканчивается отходом ко сну. Теперь нет перерыва на обед или перекур. Постоянно нужно быть на связи и быть готовым включиться.

— При переходе на удалённый режим приятно удивило то, что Zoom-встречи экономят массу времени и практически не осталось таких оффлайн собраний, которые нельзя было бы провести онлайн, — рассказывает Валентина Максимова, PR консультант, автор образовательного подкаста PR LUNCH. — Если раньше в ходе оффлайн переговоров кто-нибудь из сторон задерживался или вальяжно потягивал кофе в начале переговоров, не торопясь перейти к делу, то онлайн эти моменты нивелировал или сгладил. Мы стали ценить и уважать время друг друга. Неприятным сюрпризом оказалось планирование личного и рабочего пространства. Во-первых, появился соблазн постоянных перекусов с близостью кухни. Во-вторых, очень сложно объяснить маленьким детям, что мама на работе несмотря на то, что дома и в пижаме.

Перемены происходят и на уровне законодательства: в Госдуме рассматривают законопроект, регулирующий дистанционную и временную удаленную работу. Пока такое регулирование в разработке, в компаниях выкручиваются как могут и придумывают собственные правила.

— Мы приняли решение перевести всех желающих на удаленный формат работы, даже несмотря на то, что пакет законопроектов пока в разработке и вступит в действие только к Новому году, — рассказывает исполнительный директор Мамбы Ярослав Сергеев. — Комбинированная удаленка предполагается с 1 сентября. Для этого мы провели опрос среди сотрудников и выяснили, что 50% хотели бы работать из дома, а другие 50% предпочитают остаться в офисе. Мы посчитали, что такая оптимизация позволит сократить на треть офисные расходы, а также расходы на автостоянку, на социальный пакет. При этом люди получат возможность работать в комфортных для себя условиях, не тратить время на дорогу. Еще одна приятная сторона — это возможность нанимать сотрудников в любой точке мира, раньше мы всегда предлагали переехать в столицу. Но есть некоторая неопределенность в регламенте при работе на удаленке, в текущем варианте законопроекта многие нюансы просто отсутствуют. Допустим, принудительный вызов удаленного сотрудника в офис в том случае, если он стал работать хуже. В течение скольких дней он должен явиться в офис? Или, к примеру, скорость реакции в рабочее время. Как быстро сотрудник должен отвечать в почте, в Slack, в Telegram? Пока мы сформулировали эти правила для Мамбы сами.

За время удаленки у сотрудников и руководителей российских компаний появились свои способы организовать рабочий процесс. Они поделились ими с Mediajobs.ru.

О распорядке дня

— Важно выделять себе время на полноценный обеденный отдых. Для этого необходимо уходить на обед в другое пространство, выделяя себе больше, чем те 15 минут, за которые можно проглотить пищу и выпить чай, — говорит Елена Насыбуллина.

— В рабочие часы нужно оберегать личное пространство от семьи, минимизировать общение. Дать понять родным: с 10 до 19 я на работе, независимо от того, где я физически нахожусь. По вечерам и выходным на коммуникацию с сотрудниками — табу, иначе 5-дневная рабочая неделя превращается в 7-дневную, а 8-часовой рабочий день в ненормированный, — рекомендует Ярослав Сергеев.

— Я стараюсь в обеденный перерыв обязательно оторваться от ноутбука и пройтись по бульвару недалеко от дома (в то же время, можно купить фруктов или сидя на лавочке, сделать пару звонков), — говорит Ксения Резникова, PR-менеджер платформы PRNEWS.IO. — Можно выделить полчаса на разминку или экспресс-йогу. В конце концов, можно просто помыть посуду — главное, на время переключиться с рабочего процесс на что-то другое. Это дает возможность на хорошем ресурсе и с высокой эффективностью проработать вторую половину дня.

— В офисе легко отделять работу и свободное время, — рассуждает Григорий Любачёв, сооснователь проекта CRM Пачка. — На удаленке любое время за экраном может оказаться рабочим. То есть сами устройства, ноутбук и смартфон при работе из дома становятся новым офисом. Поэтому, когда я действительно хочу отдохнуть, я убираю с видных мест все устройства и провожу время с близкими или делаю какие-то сторонние дела. Этот подход больше касается перерывов в течение дня, когда надо резко переключиться. С чем дома могут быть проблемы, так это с тишиной. Особенно когда живешь не один. При этом часто есть несколько часов каждый день, когда дома тихо. Эти часы лучше потратить на все звонки и совещания. Если мне хочется подтолкнуть коллег выбрать именно это время для звонка, я просто объявляю всем, что если звонок состоится, например, с 12 до 15, то я точно буду, а если позже, то не факт. Так, те кто хочет срочно пообщаться именно со мной, начинают адаптироваться, а потом привыкают и все остальные.

— У нас в квартире появились таблички, — рассказывает Валентина Максимова. — Красную табличку я вешаю на дверь во время вебинаров и прямых эфиров, а на оранжевой пишу временные слоты: когда будет свободно или занято пространство. Кроме того, в связи с разным графиком работ в семье организовалось индивидуальное расписание обедов, что позволило более гибко планировать день. Нельзя не отметить роль общего чата с домочадцами, который позволял синхронизировать абсолютно всё: от онлайн-покупок до перемещения по квартире. Камера видеонаблюдения периодически выводила картинку о том, чем занят ребёнок, пока старшие домочадцы трудятся за компьютерами и вести учёт смены «дежурного аниматора». С нагрузкой на домашние гаджеты пришлось также подумать о смене интернет-провайдера, чтобы увеличить скорость передачи данных. Главные learnings работы во время самоизоляции — это тренировка soft skills: умение быть гибкими и договариваться.

Об организации рабочего пространства

— Стоит оборудовать рабочее место (а лучше несколько, чтобы менять их в течение дня), — говорит Оксана Селендеева. — Удобное кресло, приятное освещение, розетка и принтер рядом, наушники и вода на столе — это то, что сделает работу комфортной и продуктивной. Моей находкой стало специальное освещение, вроде того, что используют блогеры. Оно помогает мне лучше выглядеть во время видеозвонков и увереннее чувствовать себя на переговорах.

— Мой лайфхак на случай важных переговоров, когда у детей активная фаза дня — шкаф, — признается Инна Анисимова, генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner. — Отлично спасал меня от криков и других звуков — признаков веселья. Чтобы дома комфортно работалось, нужно обустроить свой мини-офис — как минимум купить удобное кресло, как максимум — кондиционер, принтер, стационарный компьютер и стол с регулируемой высотой.

— Одно место или поза — одна задача, — считает Григорий Любачёв. — Для работы из дома многие рекомендуют выделить себе тихое место, где ты будешь сидеть всё рабочее время. Эдакий домашний офис. Мне такой подход не подошёл — я чувствовал себя запертым и отрезанным от жизни. Вместо этого у меня сложилась привычка, что перед каждой крупной задачей я немного меняю свои текущие условия. Иногда я перехожу в другую комнату или даже в кафе, иногда просто включаю музыку и меняю позу. Этот подход позволяет использовать пространство квартиры по максимуму, не надо изолировать одну из комнат, при этом ты точно больше двигаешься в течение дня, а работа воспринимается динамичнее и веселее.

Об отдыхе и движении

— Разумеется, с переходом на удаленный режим, я стала меньше двигаться в течение дня, — признается Оксана Селендеева. — Зато научилась с удовольствием практиковать домашний спорт. В ближайшее время я собираюсь приобрести набор гантелей и беговую дорожку — кстати, во время пандемии они стали настоящим дефицитом. Кроме этого, стоит найти свой способ расслабляться. Для меня «лекарством» от стресса в кризисной ситуации стали книги — я начала читать еще больше, чем раньше, специально выделяя для это время в своем графике.

— Физическая нагрузка помогает держать мозг в тонусе, поэтому я рекомендую делать короткие разминки по 5-7 минут в течение дня. Например, с помощью бесплатного приложения «Йога 7», — рекомендует Елена Насыбуллина.

О командной работе на дистанции

— Меньше обязательных созвонов – лучше, — считает Григорий Любачёв. — Если до удалёнки в компании было принято много встречаться, часто эти встречи пытаются перенести в онлайн. Только если в офисе можно просто собраться в одной комнате, то дома каждому коллеге приходится находить тихое укромное место с хорошей связью. Время в таком месте лучше потратить на продуктивную работу, а звонки заменить перепиской в мессенджере или заполнением какой-нибудь формы. Если без постоянных звонков ничего не работает, то проблема скорее всего в процессах.

— Я бы сказала, что самое важное с точки зрения работодателя – перестроить бизнес-процессы под новый формат, избегать лишней бюрократизации, помочь сотрудникам с удаленными рабочими местами в плане техники и ПО, — перечисляет Татьяна Гладюк, директор по персоналу и организационному развитию холдинга S8 Capital. — Важно сохранять с ними контакт, давать обратную связь по проделанной работе — им не должно казаться, что работодатель про них забыл. То же самое касается и информирования сотрудников — удаленка чревата информационным вакуумом, который тоже может сказаться на эмоциональном состоянии коллег. Стоит, к тому же, немного пересмотреть подход к постановке задач. Команда, привыкшая к офису, на удаленке столкнется с тем, что не сможет сразу видеть полную картину. Поэтому стоит разбить большие проекты на короткие, конкретные задачи — так сотрудники будут лучше понимать, что именно от них требуется и смогут быстрее ориентироваться в работе. Даже на удаленке важно поддерживать общение, визуальный контакт. Это актуальный запрос и в плане работы, и в плане личных потребностей. Конечно, сейчас дела обстоят проще, чем во время режима самоизоляции, когда единственными людьми, с которыми можно пообщаться, были, по сути, домочадцы. Но это то, с чем столкнулся конкретно наш холдинг: огромный запрос на личное общение. Поэтому организовать вокруг этого рабочий процесс, создать виртуальные переговорные, предоставить необходимое для этого оборудование — микрофоны, веб-камеры — очень важно. После снятия ограничений наши сотрудники, вышедшие в офис, поддерживали виртуальную связь с теми, кто продолжал работать из дома. Даже дни рождения так праздновали.

— Ну и по части логистики также появился небольшой лайфхак: для подписания документов намного проще, быстрее и иногда дешевле использовать сочетание «принтер плюс курьер», чем самому ездить в офис через всю Москву, — говорит Ярослав Сергеев.

Евгения Майорова

Актуальные вакансии по теме
Подробнее
Москва
по договоренности
Подробнее
17 часов назад
Подробнее
Москва
по договоренности
Подробнее
24 ноября
Подробнее
Москва
по договоренности
Подробнее
24 ноября
Подробнее
Москва
от 90 000 до 150 000 руб.
Подробнее
24 ноября
Подробнее
Москва
от 100 000 руб.
Подробнее
24 ноября
Подробнее
Московская область - Восток
по договоренности
Подробнее
24 ноября
Подробнее
по договоренности
Подробнее
24 ноября
Посмотреть все вакансии