Журналист, корреспондент

1). Поддержка и всесторонняя помощь руководству отдела и сотрудникам (поддержка генерального директора, 6 директоров, а также менеджеров и специалистов отдела, всего 30 человек в отделе) при выполнении работ, относящихся к текущей производственной деятельности; 2). прием, учет и переадресация телефонных звонков; информирование руководителя и сотрудников подразделения о поступившей информации; 3). ведение переписки на русском и английском языках; 4). отправка, прием, разбор и учет почты, факсов и другой корреспонденции в соответствии с установленным порядком; 5).ведение, учет, хранение документации подразделения в соответствии с нормами; 6).работа с контрактами,прохождение полной процедуры от согласования контракта до его подписания, внесение информации в систему; 7). создание РО в системе SAP - P1 Eastern Europe; 8).работа в системе SAP (в специальных системах программного комплекса таких, как Shared Service System - RPP - Port, Directum, P1 Eastern Europe); 9).составление отчетной документации отдела; 10). Travel - поддержка (оформление виз, заказ гостиниц, билетов, такси, работа в таких системах как UTES, Aeroclub Time, Concur); 11). составление повесток дня и протоколирование встреч; 12). встреча гостей отдела; 13). сбор и анализ информации необходимой в рамках реализации проектов компании; 14). обеспечение жизнедеятельности отдела (заказ канцтоваров, бронирование переговорных комнат и пр); 15).контроль исполнения распоряжений руководителя, а также выполнение личных поручений; 16).подготовка статистических и аналитических документов и отчетов отдела; 17). координация встреч генерального директора и сотрудников отдела; 18). организация работы по подготовке заседаний (ВКС), коференц - calls, выездных тренингов и мероприятий для отдела; 19) формирование и ведение базы данных отдела; 20). взаимодействие с иностранными бизнес - партнерами; 21).коммуникация с службами отделами компании - финансовой, юридической, логистической и пр; 22).оформление приглашений иностранных граждан - сотрудников компании, и их встреча, координация расписания в рамках командировок, организация их встреч; 23) подготовка авансовых отчетах в системах UTES, Concur; 24). организация внутренних и внешних встреч для генерального директора и директоров отдела; 25). контроль входящих и исходящих запросов и писем в правительство, компетентные органы и пр. как Москвы, так и регионав; 26). подготовка отчетной документации; 27). ведение общего календаря отдела корпоративного департамента, включая регионы; 28).ведение календаря руководителя, планирвоание встреч, подготовка встреч с иностранными коллегами; 29). составление табеля учетного времени, внесение командировок, отпусков и пр. в HR систему (SAP Shared Service System - RPP - Port), взаимодействие с HR отделом; 30). помощь коллегам с технической организацией рабочих мест (телефоны, компьютеры и пр.), взаимодействие с IT отделом$ 31). организация и координация мероприятий для отдела по запросам.

Подготовка к Петербурсгкому Международно - Экономическому форуму (ПМЭФ) 2017 и 2018. Подготовка к Российкому Инвестиционному форуму (РИФ) 2017 и 2018 г.

1) поддержка и всесторонняя помощь руководству отдела и специалистам (5 менеджеров, 4 специалиста, а также менеджеры и специалисты из стран СНГ) при выполнении работ, относящихся к текущей производственной деятельности; 2) прием, учет и переадресация телефонных звонков; информирование руководителя и сотрудников подразделения о поступившей информации; 3) ведение переписки на русском и английском языках; 4) отправка, прием, разбор и учет почты, факсов и другой корреспонденции в соответствии с установленным порядком; 5) ведение, учет, хранение документации подразделения в соответствии с нормами; 6) работа с контрактами,прохождение полной процедуры от согласования контракта до его подписания, внесение информации в систему; 7) создание РО; 8) полный цикл работы с поставщиками услуг, включая поставщиков из СНГ; 9) обработка первичной бухгалтерской документации; 10) полное сопровождение платежей на всех этапах, включая сопровождение платежей в Европе; 11) контроль за выполнением контрактных обязательств (Россия и страны СНГ); 12) работа в системе SAP (в специальных системах программного комплекса Shared System Service - Ariba, Cornestone, Request Navigator, e-archive, app2apple); 13) составление бюджета отдела и контроль его исполнения (Россия и страны СНГ ; 14) составление отчетной документации отдела; 15) полное прохождение комплексной проверки компанией поставщиков - Due Dilligence; 16) Travel - поддержка (оформление виз, заказ гостиниц, билетов, такси); 17) подготовка и проведение презентаций отдела; 18) составление повесток дня и протоколирование встреч; 19) контроль исполнения распоряжений руководителя, а также выполнение личных поручений; 20) встреча гостей; 21) сбор и анализ информации необходимой в рамках реализации проектов компании; 22) перевод документов с английского языка; 23) обеспечение жизнедеятельности отдела (заказ канцтоваров, бронирование переговорных комнат и пр); 24) подготовка статистических и аналитических документов и отчетов отдела; 25) подготовка, оформление и регистрации официальных писем в государственные органы, такие как Росздравнадзор, Минздрав, Роспотребнадзор, а также контроль их исполнения; 26) координация встреч руководителя; 27) организация работы по подготовке заседаний (ВКС), коференц - calls, выездных тренингов и мероприятий для отдела; 28) взаимодействие с иностранными бизнес - партнерами; 29) формирование и ведение базы данных отдела; 30) коммуникация с службами отделами компании - финансовой, юридической, логистической и пр.; 31) оформление приглашений иностранных граждан - сотрудников компании, и их встреча, координация расписания в рамках командировок, организация их встреч; 32) подготовка авансовых отчетов.

Административный ассистент отдела управления проектом 1) Делопроизводство, работа с входящей/исходящей корреспонденцией, деловая переписка ( в том числе переписка на английском языке). 2) Прием посетителей, организация встреч с руководителем. 3) Протоколирование совещаний. 4) Контроль за выполнением запросов и писем в органы власти г. Москвы. 5) Контроль за исполнением контрактных обязательств подрядных организаций и контрагентов. 6) Прием и распределение звонков. 7) Административная поддержка руководителя. 8) Контроль исполнения поручений руководителя, а так же выполнение личных распоряжений. 10) Сбор и анализ информации необходимой в рамках реализации проектов компании. 11) Перевод документов и участие в переговорах с иностранными партнерами. 12) Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, доставка воды и др.) 13) Подготовка и согласование договоров для партнеров, взаимодействие с бухгалтерией и юридической службой. 14) Подготовка отчетов. 15) Подготовка презентационных материалов.

Техническая поддержка: • Работа с электронными базами УФМС России по Пермскому краю: 1) подгрузка, внесение и корректировка сведений в базе данных (консультации подразделений УФМС по подгрузке, внесению и корректировке сведений в базе данных); 2)работа с электронными межрайонными запросами; 3) выгрузка сведений УФМС России по Пермскому краю в базы данных МВД; 4) Работа с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) - формирование запросов и ответы на запросы других ведомств; 5) Работа с порталом по оказанию государственных услуг в электронном виде (консультирование граждан по вопросам портала по телефону); • аналитическая поддержка руководителя: поиск, систематизация, обработка необходимой информации, подготовка различных отчетов и презентаций. • Взаимодействие с руководителями структурных подразделений УФМС России по Пермскому краю. • Контроль исполнения распоряжений руководителя в подразделениях. Административная поддержка: • Заказ визиток, бланков, конвертов, канцтоваров и другой полиграфической продукции; • Ведение офисной документации (хранение, сортировка, подшивка, регистрация входящих и исходящих запросов); • копирование, сканирование, отправка почты; • подготовка служебных заданий, файолирование документации.

Специалист паспортно-визового учета • Работа с бумажными и электронными картотеками. • Регистрация входящих запросов. • Ответы на входящие запросы в письменной и устной (по телефону) формах.