Philip Morris International
Телевидение, PAY TV
Москва
Административный ассистент отдела управления проектом
1). Поддержка и всесторонняя помощь руководству отдела и сотрудникам (поддержка генерального директора, 6 директоров, а также менеджеров и специалистов отдела, всего 30 человек в отделе) при выполнении работ, относящихся к текущей производственной деятельности;
2). прием, учет и переадресация телефонных звонков; информирование руководителя и сотрудников подразделения о поступившей информации;
3). ведение переписки на русском и английском языках;
4). отправка, прием, разбор и учет почты, факсов и другой корреспонденции в соответствии с установленным порядком;
5).ведение, учет, хранение документации подразделения в соответствии с нормами;
6).работа с контрактами,прохождение полной процедуры от согласования контракта до его подписания, внесение информации в систему;
7). создание РО в системе SAP - P1 Eastern Europe;
8).работа в системе SAP (в специальных системах программного комплекса таких, как Shared Service System - RPP - Port, Directum, P1 Eastern Europe);
9).составление отчетной документации отдела;
10). Travel - поддержка (оформление виз, заказ гостиниц, билетов, такси, работа в таких системах как UTES, Aeroclub Time, Concur);
11). составление повесток дня и протоколирование встреч;
12). встреча гостей отдела;
13). сбор и анализ информации необходимой в рамках реализации проектов компании;
14). обеспечение жизнедеятельности отдела (заказ канцтоваров, бронирование переговорных комнат и пр);
15).контроль исполнения распоряжений руководителя, а также выполнение личных поручений;
16).подготовка статистических и аналитических документов и отчетов отдела;
17). координация встреч генерального директора и сотрудников отдела;
18). организация работы по подготовке заседаний (ВКС), коференц - calls, выездных тренингов и мероприятий для отдела;
19) формирование и ведение базы данных отдела;
20). взаимодействие с иностранными бизнес - партнерами;
21).коммуникация с службами отделами компании - финансовой, юридической, логистической и пр;
22).оформление приглашений иностранных граждан - сотрудников компании, и их встреча, координация расписания в рамках командировок, организация их встреч;
23) подготовка авансовых отчетах в системах UTES, Concur;
24). организация внутренних и внешних встреч для генерального директора и директоров отдела;
25). контроль входящих и исходящих запросов и писем в правительство, компетентные органы и пр. как Москвы, так и регионав;
26). подготовка отчетной документации;
27). ведение общего календаря отдела корпоративного департамента, включая регионы;
28).ведение календаря руководителя, планирвоание встреч, подготовка встреч с иностранными коллегами;
29). составление табеля учетного времени, внесение командировок, отпусков и пр. в HR систему (SAP Shared Service System - RPP - Port), взаимодействие с HR отделом;
30). помощь коллегам с технической организацией рабочих мест (телефоны, компьютеры и пр.), взаимодействие с IT отделом$
31). организация и координация мероприятий для отдела по запросам.
Подготовка к Петербурсгкому Международно - Экономическому форуму (ПМЭФ) 2017 и 2018. Подготовка к Российкому Инвестиционному форуму (РИФ) 2017 и 2018 г.