Personal Assistant & Team Assistant (International TV channel, Moscow office)

 

Key responsibilities:
Assists GM in financial and budgetary reporting, preparing and printing decks
Maintains GM’s calendar, according to individual’s needs
Prepares and maintains GM’s expense reports
Coordinates travel arrangements for GM and team
Supports GM and team on assigned projects
Performs general clerical duties to include but not limited to: photocopying, faxing, mailing, filing, etc.
Reads and screens incoming correspondence and reports; makes preliminary assessment of the importance of materials and organises documents, maintaining hard copy and electronic filing system of important documents
Answers telephones, sort inbound and outbound mail
Meets and greet clients and visitors
Creates and modifies documents using Microsoft Office Suite
Signs and distribute courier packages
Organises coffee, tea etc. service distribution for GM and visitors
Research, prices and purchases office supplies
Sets up and coordinates meetings, training and conferences
Sets up and coordinates meeting guests, arrange taxis and restaurants for business meetings
Works with meeting organiser to set up meeting room environment e.g. teas/coffees, projector, internet access, lunch, parking space etc.
Coordinates all new hires’ set up, including desk space, computer, mobile phone, email set up, office pass etc.
Coordinates travel approvals, enforcing travel policy and alerting management of any exceptions, including justifications
Sets up temporary accommodation in the office for visitors
Creates, transcribes and distributes meetings’ agendas and minutes
Translates documents
Provides office orientation to new hires
Coordinates all trade magazine subscriptions, research orders etc.
Supports office’s operation, arrange repair for techniques, furniture, electricity etc.

 

Requirements:

The ideal candidate would have the following skills:
Proven experience in a similar role, executive support an advantage
Fluent Russian and English languages
Advanced Microsoft Office skills
Strong organisational, numeracy and literacy skills;
Effective and confident communication skills;
Experience in dealing with clients
A high degree of self-initiative, self-drive and resourcefulness
Ability to work under a degree of pressure to achieve deadlines;
Initiative, diplomacy, confidentiality.

 

Offer:

The registration is carried out according to the Labor Law of the Russian Federation

The salary is discussed with successful candidates after the interview

The office is located in the area of the Third Ring Road

 

 

Вакансия находится в архиве.
Штаты.RU - экспертный рекрутинг по заказам компаний, Mediajobs.ru
Штаты.RU - экспертный рекрутинг по заказам компаний
Специализированное медиаагентство по подбору персонала «Штаты.RU®» создано компанией «Медиа Консалтинг» в 2004 году. Уже 11 лет медиаагентство «Штаты.RU» обслуживает «под ключ» любые кадровые потребности своих целевых групп: • Телерадиокомпании, кабельные и спутниковые операторы • Компании-производители и дистрибуторы контента • Издательские холдинги, печатные СМИ • Компании маркетинговых коммуникаций • Рекламные агентства (ATL, BTL, Digital, креатив, брендинг) • Интернет-проекты; Дизайн-студии • Компании-системные интеграторы в сфере информационных технологий и телекоммуникаций • Исследовательские компании Базы профильных кандидатов за 10 лет их точечного отбора составляют более 40 000 резюме лучших менеджеров и специалистов отрасли. В качестве консультантов по подбору персонала выступают люди с профильным образованием и собственным успешным опытом работы в сферах специализации. В составе агентства «Штаты.RU» кандидаты наук, обладатели дипломов и MBA лучших ВУЗов страны: МГУ им. М.В.Ломоносова, МИФИ, МГИМО, ГУ-Высшая Школа Экономики, МГПИ им. В.И.Ленина. Ведущие консультанты агентства имеют опыт работы в крупных телекоммуникационных, медийных и рекламных холдингах, маркетинговых агентствах, как западных, так и российских, знают не только основы профессий, но историю корпораций и персоналий, последние тенденции профильных рынков. С 2008 года медиаагентство «Штаты.RU» представляет Россию в международной сети рекрутинговых медиаагентств с центральным офисом в Лондоне и партнерами в Германии, Франции, Австрии, Италии, Испании, Нидерландах, Польше. C 2007 Штаты.RU - создатель и владелец портала MediaJOBS.RU. Обсудить решение Ваших кадровых задач: client@shtaty.ru или по тел.: +7 (925) 506-73-89 (с 10:00 до 22:00).